Hoy el trabajo está lleno de interrupciones. Los mails, las notificaciones y las preguntas de los compañeros interrumpen todo el tiempo. Esto frena el avance individual y genera frustración. A fin de cuentas, la mayoría quiere sentirse productivo y tachar tareas importantes de su lista. Sin embargo, la productividad no depende solo de lo que haga cada uno. Es algo colectivo. Entender esto puede ayudar a los jefes a que sus equipos rindan mejor.

1. Señales sobre la disponibilidad del equipo

Una forma de reducir interrupciones es avisarles a los compañeros cuándo conviene no molestar, para cuidar el tiempo de concentración. Para eso, un grupo de investigadores de la Universidad de Zúrich creó "FlowLight", una herramienta que detecta si alguien está enfocado y avisa si está disponible para interactuar. Primero analiza la actividad en la computadora —como el uso del teclado y el mouse— para saber si la persona está en estado de "flujo". Después muestra esa información con una luz colocada cerca del escritorio. Funciona como un semáforo: si está en rojo, significa que la persona está trabajando a fondo y no conviene interrumpirla; si está en verde, se puede acercar.

En una prueba con 449 empleados de 12 países, los investigadores vieron que FlowLight redujo las interrupciones un 46%. Eso permitió que cada uno pudiera enfocarse mejor en sus tareas. Recuperarse de una sola interrupción puede tardar, en promedio, 23 minutos y 15 segundos. Así que la herramienta ayuda a ahorrar bastante tiempo en el día. También sirve dejar claro en los horarios cuándo cada persona está disponible para interactuar y cuándo necesita enfocarse. Los mismos investigadores desarrollaron otra herramienta que propone a los integrantes del equipo reservar bloques de tiempo para estas dos actividades durante su jornada, y compartir esa información en un horario digital visible para todos.

Al probarla con 48 personas durante seis semanas, los resultados mostraron que ayudó a alinear los horarios. Así, los equipos pudieron organizarse según los momentos de trabajo concentrado y los de intercambio. Esto redujo las interrupciones en los momentos de foco, y el 88 % de los participantes dijo al final del estudio que logró concentrarse bien cuando hacía falta. Coordinar los horarios bajó el estrés y mejoró la dinámica del grupo. Ya no tenían miedo de que los interrumpieran en momentos clave, y podían responder a sus compañeros cuando correspondía.

Los dos proyectos muestran que avisar cuándo uno está concentrado y cuándo disponible para colaborar puede ayudar a que todo el equipo funcione mejor. Así se logra reducir el costo de las interrupciones y trabajar de forma más fluida.

2. Cambiar la forma de pensar la productividad

Está claro que no se pueden evitar todas las interrupciones, incluso cuando el equipo tiene buenas intenciones. Entonces, ¿cómo se puede ayudar a las personas a manejar la frustración cuando esas interrupciones interfieren con su trabajo? Una investigación liderada por el profesor Thomas Fritz, junto conmigo, Alexander Lill, el Dr. André Meyer de la Universidad de Zúrich y la profesora Gail Murphy de la Universidad de Columbia Británica, muestra que una pregunta puede marcar la diferencia: "¿Cómo puede su equipo ayudarlo a ser más productivo?". Responderla puede mejorar cómo se siente cada uno con su productividad en el trabajo.

Al fin y al cabo, los compañeros no son solo una fuente de interrupciones que nos sacan del foco. También nos ayudan a avanzar y a cumplir con nuestros objetivos. A veces dan una devolución sobre una idea nueva, otras veces sirven para hablar de un problema o simplemente levantan el ánimo con una charla al lado de la cafetera. Sin embargo, en el día a día solemos subestimar cuánto influye el equipo en nuestra propia productividad. Tomar conciencia de eso puede ayudarnos a cambiar la forma en que pensamos el trabajo en grupo y, con eso, potenciar lo que logramos. La idea se apoya en investigaciones sobre mentalidades, que muestran que resaltar verdades que a veces se pasan por alto —como que los compañeros pueden ayudarnos a ser más productivos— sirve para mejorar cómo reaccionamos frente a las frustraciones y los desafíos.

Para comprobarlo, hicimos un experimento en una multinacional con 48 empleados de distintos equipos. Les pedimos que, durante nueve semanas, contaran al final de cada jornada cómo sentían su productividad. Unas semanas después, les propusimos un ejercicio: responder cómo los ayudó el equipo a ser productivos ese día. La consigna los invitó a reconocer el aporte de los demás en su rendimiento. El resultado fue claro: ese ejercicio hizo que aumentara la percepción de productividad. Algunos reportaron una mejora de hasta un 8,8 %.

3. Sumar la reflexión productiva a la rutina laboral

Los integrantes del equipo contaron que el ejercicio de reflexión los ayudó a tomar más conciencia sobre lo que cada uno aporta. También dijeron sentirse más agradecidos por la ayuda que recibieron en sus tareas. Empezaron a repensar su propio rol y actitud en el trabajo. Varios reconocieron que esas reflexiones diarias los hicieron ver que "si ayudo al equipo, eso significa ser productivo, y debo ser menos exigente conmigo mismo y no juzgarme por ser improductivo cuando en realidad no lo soy".

Ahora bien, cuando los equipos tenían poca cohesión desde el principio, el ejercicio terminó generando el efecto contrario: bajó el sentido de unidad y la percepción de productividad. Por eso, antes de proponer estas prácticas, los jefes deberían trabajar en fortalecer los lazos dentro del grupo. Recién después conviene usar este tipo de ejercicios para reforzar ese vínculo y mejorar el rendimiento.

¿Qué pueden hacer los jefes con todo esto? Pueden generar momentos para que el equipo tenga espacios de reflexión durante el día. El Dr. Meyer explicó en una entrevista conmigo por qué eso vale la pena: "Nuestros estudios demuestran que la reflexión ayuda a cambiar el enfoque de la frustración diaria al crecimiento personal, empoderando a las personas para mejorar con cada iteración".

Estos ejercicios se pueden sumar a la rutina diaria. Por ejemplo, se pueden hacer al final de la jornada, como parte de un "viaje emocional" al cerrar la computadora: los empleados reflexionan, escriben lo que pasó y anotan los objetivos del día siguiente. Con acciones como esta, los líderes pueden ayudar a que el equipo entienda que la productividad no depende solo de cada uno, sino que se construye entre todos.

*Con información de Forbes US.