Los empleadores usan datos todos los días para definir ingresos de personal. Revisan antecedentes penales, verifican empleos anteriores, analizan pruebas de drogas, validan identidades y utilizan herramientas tecnológicas para ordenar parte del proceso.

El uso de esa información no representa un problema por sí mismo. El riesgo aparece cuando una empresa toma un dato como si fuera una respuesta definitiva.

Una condena registrada puede tener peso legal, pero eso no siempre alcanza para dejar a una persona afuera de una búsqueda laboral. Un resultado positivo en una prueba de cannabis puede confirmar una detección, aunque no pruebe que la persona estaba intoxicada. Una herramienta tecnológica puede hacer una tarea mejor que un equipo humano, pero eso no significa que pueda reemplazar la responsabilidad de quien toma la decisión final.

En todos esos casos, el error de fondo es el mismo: creer que un dato aislado ofrece una certeza absoluta. Y cuando una decisión de contratación recibe cuestionamientos después, esa falsa certeza puede tener un costo alto para la empresa.

La visibilidad de los antecedentes penales tiene límites legales.

La verificación de antecedentes aún es una herramienta importante para la contratación, y los antecedentes penales pueden pesar en la decisión. Sin embargo, para tomar decisiones acertadas, hace falta tener expectativas realistas sobre qué información puede quedar a la vista.

Ese supuesto merece un análisis más detallado. En los últimos años, el marco legal sobre los antecedentes penales en los Estados Unidos, por ejemplo, cambió de manera significativa. Las leyes de borrado de antecedentes, las reformas para el sellado de registros, los regímenes de eliminación de antecedentes, las normas de igualdad de oportunidades laborales y los cambios más amplios en las políticas de justicia penal modificaron qué información pueden consultar legalmente los empleadores, cuándo pueden hacerlo y de qué manera pueden usarla.

Eso no quiere decir que la verificación de antecedentes sea inexacta o poco confiable. Significa que el marco legal y normativo influye cada vez más en qué información puede quedar disponible para el público.

Algunos registros pueden quedar sellados. Otros pueden ser eliminados. Algunos pueden tener restricciones legales para su divulgación. En ciertas jurisdicciones, incluso, algunos registros nunca estarán legalmente disponibles para los empleadores.

En algunos lugares, la puesta en marcha de estas normas tampoco fue tan ordenada como pretendían los legisladores. Los tribunales enfrentaron dificultades operativas. Los procesos de modernización de datos se retrasaron. La automatización no siempre se ajustó con precisión a las expectativas legislativas. Esto puede generar diferencias entre lo que promete la ley, lo que los candidatos esperan razonablemente y lo que los empleadores ven en la práctica.

La lectura práctica no es que los empleadores deban desconfiar de la verificación de antecedentes, sino que deben evitar asumir que el silencio equivale a certeza.

La ausencia de antecedentes penales no siempre significa que no exista ningún registro histórico. A veces, esa información no estaba legalmente disponible. Otras veces, la jurisdicción modificó lo que podía consultarse. Y, en ciertos casos, las propias limitaciones de la administración de registros públicos definieron el resultado.

Esto crea una tensión real para los empleadores en materia de gestión y control. Por un lado, las reformas del sistema de justicia penal buscan cada vez más reducir las barreras laborales de largo plazo para las personas con antecedentes penales. Por el otro, los empleadores todavía tienen la obligación legítima de evaluar riesgos, promover la seguridad en el lugar de trabajo y tomar decisiones de contratación informadas.

Los antecedentes penales son solo una parte de un proceso de decisión más amplio. Según el puesto, los empleadores pueden recurrir a verificaciones laborales, comprobación de credenciales, validación de identidad, pruebas de detección de drogas u otras instancias de debida diligencia específicas para el cargo, con el fin de tener una mirada más completa sobre el candidato.

La falsa certeza también puede aparecer en sentido inverso. La existencia de antecedentes penales no resuelve automáticamente la cuestión de la contratación.

Una condena registrada puede tener relevancia legal, pero eso no implica, por sí solo, que la exclusión sea apropiada. Las decisiones laborales suelen exigir un análisis más riguroso, que contemple factores como la antigüedad de la conducta, la naturaleza del delito, las responsabilidades del puesto, las pruebas de rehabilitación y los requisitos legales aplicables.

En algunas jurisdicciones, los empleadores pueden estar obligados a realizar una evaluación individualizada, es decir, una revisión contextual para determinar si la conducta resulta realmente relevante para el puesto en cuestión. Si la decisión se basó en un informe crediticio, la Ley de Informes de Crédito Justos (Fair Credit Reporting Act) también puede exigir garantías procesales antes de que un empleador tome ciertas decisiones laborales negativas a partir de ese informe.

El problema no está en la falta de información por parte de los empleadores, sino en asumir que la información que reciben cuenta la historia completa.

La detección y la intoxicación son cuestiones diferentes.

La falsa certeza también aparece en las pruebas de detección de drogas en el lugar de trabajo, en especial cuando hay cannabis de por medio.

Un resultado positivo en una prueba de drogas puede parecer definitivo. Se detectó una sustancia. El resultado parece objetivo. Para algunos empleadores, esto puede crear la impresión de que la decisión de contratación debería ser igual de sencilla.

Cada vez más, ese supuesto merece un análisis más profundo. Un resultado positivo en una prueba de cannabis puede responder una pregunta: si se detectaron ciertos compuestos en el organismo de una persona. Sin embargo, no siempre responde lo que los empleadores intentan resolver: si la persona estaba bajo los efectos de alguna sustancia, si el resultado refleja una conducta lícita fuera del horario laboral o si una sanción disciplinaria resulta legalmente admisible en la jurisdicción correspondiente.

Esa diferencia importa, al igual que el contexto legal. La mayoría de las jurisdicciones todavía les da a los empleadores un amplio margen para mantener programas de pruebas de detección de drogas en el lugar de trabajo y, en muchos casos, políticas de tolerancia cero. Los empleadores no deben asumir que las protecciones vinculadas con el cannabis se aplican solo porque existe una legalización estatal.

Sin embargo, la tendencia legal cambia. Cada vez más jurisdicciones adoptaron marcos laborales más protectores. Algunas restringen las medidas disciplinarias basadas únicamente en la presencia de metabolitos de cannabis no psicoactivos. Otras protegen el consumo legal de cannabis fuera del horario laboral, con excepciones importantes. Un grupo menor, aunque cada vez más amplio, impuso restricciones todavía más relevantes, con límites a las pruebas de THC previas a la contratación para muchos empleadores.

Esa evolución plantea una cuestión práctica más compleja: si el criterio legal pasa de la mera presencia a la alteración, ¿cómo deberían los empleadores evaluar esa alteración de una manera significativa y defendible?

A diferencia del alcohol, no existe un estándar ampliamente aceptado para determinar la incapacidad laboral por consumo de cannabis. Esa incapacidad puede manifestarse de manera distinta en cada persona, y los indicadores observables pueden resultar inconsistentes. Los empleadores enfrentan cada vez más presión para distinguir entre el consumo histórico y la incapacidad actual dentro de un marco legal que no cuenta con un protocolo universalmente aceptado.

Algunos empleadores analizan métodos para evaluar mejor el consumo reciente de sustancias, como las pruebas de fluidos orales, junto con mecanismos de evaluación de la incapacidad a partir de la observación o de funciones específicas. Incluso estas estrategias exigen una revisión legal y operativa minuciosa.

Los empleadores regulados a nivel federal, en especial aquellos sujetos a los requisitos de pruebas de detección de drogas del Departamento de Transporte, suelen operar bajo normas muy distintas. En esos ámbitos, las obligaciones federales de cumplimiento pueden definir el análisis, más allá de las protecciones laborales estatales.

Incluso los avances en políticas federales más amplias, como los debates sobre la reclasificación de la marihuana, no deberían generar una falsa sensación de seguridad. Esa reclasificación puede modificar aspectos de la política federal sobre drogas, pero no elimina de manera automática las obligaciones de realizar pruebas en el lugar de trabajo ni despeja el complejo marco de la legislación laboral que todavía enfrentan los empleadores.

El problema práctico es que muchas políticas de pruebas de detección de drogas en el lugar de trabajo fueron diseñadas en un marco legal muy distinto.

Eso no quiere decir que las pruebas de detección de drogas perdieran valor. Significa que los empleadores deben tener claro qué preguntas responde realmente el resultado de una prueba y, también, cuáles no responde.

La contratación asistida por tecnología todavía exige responsabilidad humana.

La tecnología crea otro tipo de falsa certeza.

Los procesos de contratación dependen cada vez más de herramientas que ayudan a ordenar candidatos, detectar anomalías, identificar información potencialmente relevante, verificar identidades, detectar documentos manipulados o, en términos generales, acompañar la toma de decisiones. En algunos casos, la tecnología puede superar con amplitud el desempeño humano.

La detección de deepfakes es un ejemplo claro. Algunas herramientas con inteligencia artificial pueden identificar imágenes manipuladas, intentos de suplantación de identidad o anomalías en documentos con mucha más precisión que un revisor humano en procesos de gran escala.

Eso no es un problema en sí mismo. En muchos casos, puede resultar beneficioso desde el punto de vista operativo. Pero un buen desempeño en una tarea específica no equivale a delegar la responsabilidad sobre una decisión laboral.

La tecnología puede ayudar a verificar una señal de identidad. Puede revelar patrones. Puede favorecer la coherencia. Puede mejorar la eficiencia. Pero la decisión final de contratar, rechazar una postulación, ascender, sancionar o despedir sigue en otro plano.

Ahí es donde la falsa certeza genera riesgos. Un resultado estructurado puede parecer objetivo. Una recomendación generada por un proceso asistido por tecnología puede resultar más defendible solo porque salió de un mecanismo sistemático y no de la intuición humana.

Pero estructurado no significa justo de manera automática. Eficiente no significa explicable por sí mismo. La automatización de tareas de alto rendimiento no elimina la necesidad de un criterio humano responsable.

Los legisladores y reguladores reflejan cada vez más esa misma expectativa. La ley de la ciudad de Nueva York sobre herramientas automatizadas para la toma de decisiones laborales incorporó auditorías de sesgo y obligaciones de notificación a los candidatos para ciertas herramientas de contratación automatizadas. En una línea similar, la normativa laboral final de California sobre sistemas de decisión automatizados refuerza que las decisiones laborales asistidas por tecnología siguen sujetas al escrutinio antidiscriminatorio. El marco revisado de gestión de la IA de Colorado también marca un giro más amplio hacia la rendición de cuentas cuando los sistemas automatizados influyen de manera relevante en los resultados laborales.

Los detalles normativos difieren, pero la señal para la gestión y el control resulta cada vez más clara: los empleadores no pueden dar por sentado que la participación de la tecnología vuelve una decisión inherentemente objetiva o legalmente defendible.

Las organizaciones deberían poder identificar quién responde por la decisión final de contratación, qué papel tuvo la tecnología en la definición de ese resultado, si la revisión humana fue relevante y si quienes deciden comprenden los límites de las herramientas que influyen en sus procesos de trabajo.

La tecnología puede, sin duda, fortalecer algunos aspectos del proceso de contratación. Sin embargo, las decisiones laborales todavía exigen un criterio humano responsable.

Qué deben hacer ahora los empleadores

La falsa certeza suele avanzar en silencio. Los datos de entrada se transforman en hábitos. Los procesos de trabajo se vuelven supuestos. Y las prácticas heredadas siguen vigentes mucho después de que el marco legal u operativo haya cambiado.

Por eso, resulta útil revisar periódicamente los mecanismos de gestión y control. Los empleadores deberían analizar si los equipos de contratación toman los datos de entrada como conclusiones automáticas, en lugar de verlos como parte de un análisis laboral más amplio. Los marcos de resolución de conflictos penales, las prácticas de análisis de cannabis y los procesos de decisión automatizada merecen una revisión exhaustiva, sobre todo cuando las expectativas legales avanzaron más rápido que las políticas internas.

La rendición de cuentas también importa. Si más adelante se impugna una decisión de contratación, las organizaciones deben poder identificar quién tomó la decisión final, qué información influyó en ella y qué criterio se aplicó en la práctica.

La eficiencia sigue como un objetivo operativo importante. Los procesos de contratación más rápidos pueden mejorar los resultados y reducir fricciones. Sin embargo, la velocidad no debe pasar por alto las obligaciones legales ni reemplazar una toma de decisiones rigurosa.

Las decisiones de contratación rara vez se toman en condiciones ideales. Las organizaciones necesitan procesos de trabajo eficientes. Necesitan mecanismos que puedan aplicarse a gran escala. Necesitan datos útiles.

Sin embargo, una buena gestión de la contratación depende de entender qué información aportan esos datos, qué información no aportan y en qué punto todavía debe intervenir el criterio humano.

La falsa certeza puede dar una sensación de eficacia. Una toma de decisiones disciplinada suele ser mucho más defendible.

*Este artículo fue publicado originalmente por Forbes.com